会计连“私车公用”都不会处理？今后，就按这个来！

老板将车停在公司，说：“以后出门办公事，可以用我的车。”

大家工作是方便了不少，却产生了很多新问题：公司没有公务用车，产生的费用怎么入账？油钱又怎么算？……

做法一：签订私车公用协议

第一种报销办法：签订私车公用协议，然后据实报销与车辆日常消耗的费用。

这是税务局给出的标准答案哟。

具体协议怎么签？

这个没有统一的格式，无非就是规定好租赁期间，费用以及相关的权利义务。注意，不是你签订了协议就可以肆意妄为的报销费用了，合理性也很重要，什么是合理性？根据公司规模，车辆的正常行驶油耗一个月能用多少费用，这个就是合理性。

这种处理方式的优点：

税务风险比较小，目前很多税务局对私车公用的解答都是要求签订私车公用协议，然后据实报销与车辆日常消耗相关的费用。

这种处理方式的缺点：

大企业，每个人都涉及到用自己车出门办事，可能涉及几百号人都有，这种就有点不符合实际业务，有点为难我们会计了，一个车去签订个合同，还要让员工去开发票，还涉及企业代扣代缴个人租赁业务所得税，实操确实很有困难。

怎么做？

我们可以单独制度一个私车公用报销制度，也可以在公司差旅费报销制度下加入私车公用的相应规定。

报销流程和单据就是具体怎么做？

包括出差前提出出车申请单「出差时间、出差地点、出差事由等」，出差完成后的出差总结报告，出差人员需要提供的报销表格式「包括实际出差天数、发生的实际费用、里程数等」制度建立好后，就按照制度执行，报销后直接可计入差旅费。

这种处理方式的优点：

完全可以兼顾公平，哪个人用车多少就报销多少，清晰明了。

这种处理方式的缺点：

相对复杂，实报实销最麻烦的就是证明业务真实，因为私车公用的费用很容易和个人消费混为一谈，有没有相对固定的制度，票据是否真实有效，这些做不到位都可能导致税务风险，包括所得税不能税前扣除，个人所得税未代扣代缴等。

能否税前扣除

对于税前扣除问题，不止我们在纠结，各个省也纠结，有的省说“Yes”，有的省说“No”。

做法一：可以在税前扣除

《河北省地方税务局关于企业所得税若干业务问题的公告》(河北省地方税务局公告2014年第4号)规定，企业因业务需要，可以租用租车公司或个人的车辆，但必须签订6个月以上的租赁协议，租赁协议中规定的汽油费、修车费和过路过桥费等支出允许在税前扣除。

《江苏省地方税务局关于发布<企业所得税税前扣除凭证管理办法〉的公告》(苏地税规[2011] 13号)第二十四条规定，企业员工将私人车辆提供给企业使用，企业应按照独立交易原则支付租赁费，以发票作为税前扣除凭证。应由个人承担的车辆购置税、车辆保险费等不得在税前扣除。

做法二：不能在税前扣除

《青岛市地方税务局关于印发<2009年度企业所得税业务问题解答〉的通知》 (青地税函[2010] 2号)规定， 企业在计算应纳税所得额时扣除的成本、费用、税金、损失和其他支出应当是企业本身发生的，而非企业投资者发生的，因此私车公用发生的诸如汽油费、过路过桥费等费用不得在计算应纳税所得额时扣除。

总的来说：

根据《企业所得税法》第八条规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。私车公用发生的费用，只要与企业生产经营具有相关性、合理性、真实性、准确性，可以在企业所得税前列支。但不能随便扣除，涉税风险较大。

综合来说，如果企业和个人有针对车辆使用签订租赁协议，并且协议中明确规定：企业承担车辆产生的相关费用。那么，这些费用就可以认定为与取得收入有关的支出。如果这些费用都有正规的发票，就可以在企业所得税税前扣除。如果没有签订协议，那就不行了，我的会计朋友们。

最后，私车公用的三个提醒：

1、要签订协议：

公司与私车员工签订用车书面协议，约定明确车辆的使用情况及费用分摊方式。

2、要建立制度：

公司必须建立公务用车制度，做好车辆使用记录，分清个人消费和企业费用，员工应向公司提供汽车租赁发票。

3、要规范核算：

对于私车公用费用税前扣除范围，企业应规范财务核算，相关费用不能相互混淆，不得将应由员工个人承担的费用改由公司承担，并在税前扣除。

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