民企的合同应该怎么管理？

我们的很多民企，经历过的和听说过的，在合同管理方面，大致会出现两方面问题：第一，管理不到位，第二，协同管理效率低。

针对合同管理，如何进行合同本身的管理以及协同管理，所谓的“协同管理”，是什么呢？控制？和谁协同，怎么协同，协同的效果是什么呢？对效率的哪个方面能够有影响？能给企业提升管理水平带来什么好处呢？

我们一起来看看一个案例，看下这个情景或者部分情景是否在您公司出现过。看看案例中的财务总监是如何通过“合同管理”的协同管理，来洞察这个管理流程是否健康，进而来优化流程，在提高效率的同时，进而完善了相关的控制点的。

某公司是一家TMT创业公司，近年发展很快，不论是业务规模还是人员规模，都属于快速增长阶段。在进行平时的合同管理时，由于公司的快速发展，很多细节存在着一些问题。

合同的盖章管理由法务部负责，框架合同在法务部保管，个别合同在经办部门保管，执行金额和印花税管理由财务部负责。

新任财务总监来到公司后，每次看到大家针对这个工作如此的“繁忙”感到不解，“为什么一个简单的事情搞得这么复杂呢？”一直是财务总监在考虑的问题。

我们来分析下“合同管理”应该做什么，具体怎么做时，要从下面几个方面进行分析：

 合同的管理细节：

所谓“合同管理”的细节，无外乎包括用章管理、台账管理、文档管理以及执行金额的管理。

用章管理：合同用什么章，每个章怎么用，什么地方用？公司先盖章再发送对方的事项，怎么进行事后管理；

台账管理：如何建立合同管理台账，台账什么架构和内容，谁来管理电子台账文档，台账文档是否开放，怎么开放？向谁公开；

文档管理：纸质合同怎么管理，在哪里管理，如何便于相关方查阅，有没有共享机制；

执行金额的管理：有没有，做这个的意义是什么？

 合同管理的协同性有哪些：

说到所谓的“协同性”，按照百度的定义：“协同是指元素对元素的相干能力，表现了元素在整体发展运行过程中协调与合作的性质。结构元素各自之间的协调、协作形成拉动效应，推动事物共同前进，对事物双方或多方而言，协同的结果使个个获益，整体加强，共同发展。导致事物间属性互相增强、向积极方向发展的相干性即为协同性。”

那么用白话怎么说呢？

就是在公司运营链中，每个工作看似只是一个独立的工作环节，但各个环节之间是有内在联系的，如果你只考虑到了一个环节，而没有考虑其他环节的工作，就会只能实现“做了”。而如果把在做自己负责环节的工作内容时，也考虑了其他环节内容是否和自己负责内容存在的相关性，并加以实施改善，则很有可能实现“做好了”。

具体到合同管理的内容，还涉及到哪个部门的工作，涉及的切入点在哪，在什么时点切入。

在这里我们就要谈到所谓的“协同性”话题，就是说如何做我们能够将重复的工作化繁为简，前后有序，降低传递损耗的同时，做到面面俱到，同时实现“控制”。

 小结：

问题a是单点问题，问题b是多点问题，从效率和控制的角度看，需要考虑。为什么这么说呢？效率的思考，就是为什么大家一起做用2个小时的工作，非要3个人分别做1个小时；控制的思考，如果不考虑协同性，单点的内控点就不会被发现。

我们梳理下涉及到的相关流程：

1. 原有流程

各节点：（假设合同管理部门为法务部，总公司和分公司的合同管理模式一致）

法务部管理盖章手续，公章和合同专用章没有区别管理；

合同条款确定后，公司先盖章，然后发给对方再盖章；

合同在双方盖章完毕，框架合同在法务部管理，个别合同在经办人部门管理；

合同执行金额以及进度管理，需要单独确认，即查询进度管理时，再现场逐一计算并查询；

财务部如果对合同进行资金预算时，需要到各个经办部门查询数据；

财务部对合同进行印花税管理时，也是主要依靠合同经办部门的数据提供；

合同管理及印花税等管理，涉及的部门分别为法务部、经办部门、财务部。

2. 原有流程的优缺点：

优点：

看似“按部就班”

缺点：

公章和合同专用章应该区分管理，各自界定使用范围；

公司先盖章，对方后盖章的情况，应该建立台账管理，以便后续催收对方合同归档；

合同应该统一管理在法务部或者某个部门，框架合同和个别合同不能“两地分居”；

经办部门管理个别合同，不仅仅存在查询效率问题，还存在内控问题；

不仅仅合同文档应该统一管理，电子台账也应该统一管理，体现跨部门协同性和效率性。

3. 针对上述缺点，是否可以接受：

答案肯定不能接受的。
      

因为：

原有流程存在若干内控风险，分别体现在公章使用、公司先盖章的后续催收风险、即合同完整性风险、合同保管风险；

协同管理方面的低效，跨部门没有协同，各管各的，跨部门没有实现信息和数据的打通。

低效，可能在某个阶段被公司允许接受，但风险点，则是绝对不能接受的。

4. 优化后的流程：

（仍假设合同管理部门为法务部，总公司和分公司的合同管理模式一致）

法务部规范公章和合同专用章的使用范围；

在合同条款确定后，对公司先盖章的合同进行文档管理，建立定期催收机制；以消除风险；

合同文档的管理统一在财务部，经办部门需要时可以到财务部查询或者自己保管扫描件（不建议经办部门纸质形式管理，浪费纸张，需要的时候可以单面纸打印）；

建立跨部门的合同管理电子管理簿，包括合同基本信息、计划和实际执行数据、印花税计算和管理等部分。

PS：总分公司合同管理模式一致，分公司可以视同经办部门，但分公司有其自身管理特点，印花税管理面对的属地税务局。因此合同保管可以在当地，但电子文档必须在总部同时管理。

5.  优化后的优缺点：

 上一篇： 给你说说会计利润和经济利润！  下一篇： 税收实务：关于粽子的账务处理